Reporting

Soyons honnêtes : le reporting ne fait pas partie des tâches préférées de la plupart des personnes au travail, et l’équipe de la SKKG n’y fait pas exception. Encore un rapport trimestriel à rédiger, encore le rapport annuel à rendre… C’est une histoire sans fin. Or, une organisation qui se targue d’être pionnière, d’avoir le courage de prendre des risques et de travailler dans un esprit de partenariat se doit d’incarner ces valeurs jusque dans le reporting.

C’est pourquoi l’équipe « Promotion et soutien » de la SKKG sort des sentiers battus et remplace les rapports de projets écrits par des entretiens avec les bénéficiaires. Le reporting oral est un outil de travail qui permet d’avoir des échanges directs d’égal à égal, de réduire la charge de travail pour les bénéficiaires et de mettre l’accent sur l’avenir.

Au lieu de se contenter de lire un résumé conclusif sous forme de rapport final, le département « Promotion et soutien » de la SKKG préfère donc mener un échange oral. Andreas Geis, Theresa Gehringer et Christine Müller Stalder invitent les bénéficiaires à un entretien, qui dure en général entre 60 et 90 minutes. Les responsables de projet sont interrogés : Comment allez-vous ? Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Face à quels défis avez-vous dû faire preuve de créativité ? Quels objectifs avez-vous atteints, et quels souhaits restent à réaliser ? Les interlocuteurs et interlocutrices nous parlent de leur expérience directe, comme lors d’un reportage où un-e journaliste relate ses propres impressions du terrain au lieu de présenter le résultat de ses recherches effectuées au bureau.

Ainsi, on peut clarifier immédiatement les informations contextuelles manquantes et répondre d’emblée aux questions. Ensemble, on va droit au but et on peut passer dans la foulée au chapitre suivant. Il n’y a que pour les chiffres que l’on ne peut pas se passer de paperasse. Même la SKKG lit volontiers le rapport de clôture d’un projet sur papier ; d’ailleurs, cela ne représente aucun surcroît de travail, car comme on le sait, les chiffres doivent être les mêmes entre les différents rapports de projet que les bénéficiaires doivent rendre aux diverses institutions qui les soutiennent.

Avec le reporting oral, la SKKG ne cherche pas d’abord à dresser un bilan formel des résultats ou à contrôler le respect des accords. Les bénéficiaires ne sont pas au confessionnal, même si les relations entre elles et eux et les représentant-e-s de la Fondation ne sont jamais parfaitement équilibrées : l’une des deux parties a des souhaits et des demandes, l’autre prend des décisions. La SKKG utilise le reporting oral comme un instrument de travail permettant d’équilibrer au mieux les rapports de forces. 

Cela est possible dès lors qu’il existe un échange ouvert sur la base d’un intérêt sincère, une attitude de respect vis-à-vis du travail et des ressources de part et d’autre, et une confiance mutuelle. Les membres de l’équipe « Promotion et soutien » voient dans ces entretiens avec les bénéficiaires l’occasion d’être des « sparring partners » pour les aider à développer leur projet ; de leur côté, cela leur permet d’élargir leurs propres connaissances en matière de participation au patrimoine culturel. Ce savoir vient à son tour enrichir la gestion de la collection de la Fondation elle-même. #winwin

Pour toute conversation, il faut au moins deux parties ; mais pour développer des formats de reporting innovants, il faut tout un village. Avec des partenaires du monde des fondations, la SKKG élabore de nouvelles idées et teste des approches en matière de reporting qui apportent une plus-value à toutes les parties. D’une part, avec Lea Buck de la Azurit Foundation et Michaela Wintrich de la Unternehmerstiftung für Chancengerechtigkeit, nous avons rédigé un document de travail (en allemand) sur le reporting oral. Le document en ligne est consultable en libre accès, et nous invitons cordialement chacun-e, représentant-e-s de fondations ou bénéficiaires de soutien, à proposer des compléments ou des adaptations. 

D’autre part, en 2022, à l’occasion du Forum Mobiliar à Thoune, la SKKG s’est réunie avec d’autres fondations, des institutions de financement publiques et privées, des représentant-e-s de musées, ainsi que des actrices et acteurs culturel-le-s indépendant-e-s ; dans le cadre d’un atelier sur deux jours, quatre projets visant à réformer le reporting dans le secteur des fondations et du soutien ont été développés. Nous vous en tiendrons informé-e-s dès que ces projets auront atteints un degré de maturité suffisant.